Tools zum Dokumentieren

Je früher Sie sich mit diesen digitalen Methoden vertraut machen, desto besser, denn die Vorteile sind offensichtlich: Die Organisation der Informationen ist einfacher, da Sie sich nicht mit einem unendlichen Bergen an Papier abmühen müssen, und auch das Wiederfinden wird durch die Möglichkeiten der Volltextsuche und der Verlinkung der Dokumente erleichtert. Falls Sie einen Ausflug in analoge Formen des Dokumentierens unternehmen möchten, können Sie Karteikarten verwenden.

Literaturverwaltungsprogramme

Literaturverwaltungsprogramme helfen dabei einen Überblick über die verwendete Literatur zu behalten. Neben Büchern können auch wissenschaftliche Artikel, Journals aber auch verwendete Archivalien eingefügt werden. Im folgenden findet sich eine kurze Übersicht in welcher die gängigsten Programme und deren Features vorgestellt werden. 

Zotero - Ein Tool zum Dokumentieren

In Folge wird Zotero ↗ vorgestellt, als eines der Literaturverwaltungsprogramme, welches open-source und frei benutzbar ist. 

Gängigste Features im Überblick

Zotero kann bibliografische Quellen speichern, organisieren und zitieren.

1. Speichern

Jeder Eintrag enthält bestimmte Metadaten, wie Name, Autor, Art des Eintrags (Buch, Artikel, Zeitung u.a.), Verlag, Erscheinungsdatum und -ort, und viele andere. Die Fülle an Optionen kann anfangs überwältigend sein, aber es kristallisieren sich schnell die Daten heraus, welche für Sie im Regelfall relevant sind. Schauen Sie sich dafür an, welche Daten beim Zitieren der jeweiligen Einträge gebraucht werden.

2. Organisieren

Zotero kann Einträge in Sammlungen speichern. Diese sind Ordner, welche man nach einem gewünschten Prinzip befüllen kann: nach Thema, Projekt, wissenschaftliche Arbeit oder Lehrveranstaltung. Sammlungen sind nicht exklusiv, Einträge können in mehrere eingefügt werden. Dabeiwerden sie nicht dupliziert, sondern verweisen nur auf den einen Eintrag.

Ein anderes Organisationsprinzip sind Schlagwörter. Diese können dabei helfen Verbindungen zwischen verschiedenen Einträgen zu erstellen, die ursprünglich nicht intendiert waren. So können Sie Einträge älterer Projekte darauf überprüfen, ob diese bei einem neuen Projekt benutzt werden können.

Sie können auch erweiterte Suchanfragen speichern, wodurch eine dynamische Liste erstellt wird, welche sich selbst mit neuen, passenden Inhalten befüllt, sobald diese in Zotero eingefügt wurden.

Zusätzlich können Sie auch andere Inhalte an bestimmte Einträge verknüpfen, wie Links, Dateien oder Notizen. Beispielsweise können Sie Buch-Einträge mit einem Geschäft verlinken, welches das jeweilige Buch verkauft, oder mit einer Bibliotheksseite, über die Sie das Buch bestellen können.

3. Zitieren

Zotero hat mittels der Citation Style Language (CSL) die Möglichkeit, auf Grundlage der Metadaten der Einträge Zitate direkt in Textverarbeitungsprogramme einzufügen. Dabei sind die wichtigsten internationalen Zitationsstile schon inkludiert, andere Stile, welche beispielsweise an der Universität Wien benutzt werden, können separat runtergeladen und verwendet werden. Sie können auch Ihren eigenen Stil erstellen. Erinnern Sie sich: wichtig ist vor allem die Konsistenz beim Zitieren. 

4. Kooperation

Zotero bietet auch die Möglichkeit, Sammlungen zu teilen oder zu veröffentlichen, Nutzer*innen können auch Gruppen bilden, und zusammen an demselben Projekt arbeiten.

Siehe auch die Kurzanleitung von Zotero: https://www.zotero.org/support/quick_start_guide ↗

Tipps und Tricks

Trotz all den Vorteilen digitaler Literaturverwaltungsprogramme, ist es wichtig, sich darüber Gedanken zu machen, wie deren Nutzung unser Denken in bestimmte Bahnen lenkt. Oft sehen wir die Möglichkeiten solcher Programme nicht, weil die offensichtlichen, von den Machern intendierten Lösungen sie verschleiern. Hier einige Tricks, die Sie von Anfang an beachten sollten.

1. Notizen

Zotero bietet eine eigene Notiz-Funktion. Diese funktionieren ähnlich zu Exzerpten oder, im besten Fall, zu Randglossen. Für eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Aussagen des Eintrags ist diese vollkommen ausreichend. Wollen Sie aber spezifische Stellen eines Eintrags referenzieren (beispielsweise mit wörtlichen Zitaten) sollten Sie sich eine eigene Notiz-Datei für jeden Gedanken erstellen, den Sie bei der Lektüre hatte und diese mit dem Eintrag verlinken. So können Sie auch die Idee der Notiz vom Eintrag selbst lösen, manchmal  erinnert man sich an die sehr gute Idee, die man beim Lesen eines Textes hatte, weiß aber nicht mehr, um welchen Text es ging!

Für eine Anleitung, siehe: https://www.chronicle.com/blogs/profhacker/taking-better-notes-in-zotero ↗

2. Volltext-Synchronisierung

Zotero bietet zwar auch eine Möglichkeit Volltexteinträge automatisch zu synchronisieren, um diese über mehrere PCs/Nutzer*nnen nutzen zu können, der angebotene freie Speicherplatz ist aber limitiert. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die eigentlichen Dateien auf einem externen Cloud-Service zu speichern und Zotero nur die Datenbank an sich synchronisieren zu lassen. Dies benutzt ein Feature von neueren Betriebssystemen, genannt Symbolic Link (symlink). 

Für eine Anleitung, siehe: https://remembereverything.org/syncing-zotero-with-dropbox-and-several-computers ↗

3. Meta-Daten

Zotero kann Meta-Daten von Online-Datenbanken automatisch übernehmen. Dies kann einerseits sehr hilfreich sein und Arbeit sparen, andererseits sind die Meta-Daten auch innerhalb derselben Datenbanken nicht unbedingt konsistent. Vor allem, wenn Sie Zotero zum Zitieren benützen wollen, sollten Sie die Meta-Daten händisch überprüfen und sicherstellen, dass mindestens immer die Kategorien benutzt werden, welche vom gewünschten Zitierstil erfordert werden.